Description

**Berne et travail à domicile \| 80-100%**

****Ce à quoi vous pouvez contribuer****




* Coordonner et planifier de manière autonome l'agenda de la direction de la division, assurer le bon déroulement des tâches quotidiennes et veiller à ce que les documents utilisés pour les séances, réunions et autres manifestations soient remis dans les délais
* Soutenir activement la direction de la division dans la préparation des dossiers
* Traiter de manière autonome les courriels et autres types de correspondance en français, allemand et anglais, en concertation avec la direction de la division et l'état-major
* Rédiger des procès-verbaux
* S'occuper de l'organisation administrative de la division et assurer l'uniformité et la cohérence des processus administratifs en coordination avec les fonctions de soutien du KMZ et l'état-major
* Assumer un rôle d'interlocuteur avec les autres divisions, le secrétariat de la direction, le Secrétariat général et les services externes
* Organiser des voyages de service en concertation avec les unités d'organisation compétentes et établir les décomptes de frais correspondants
* Assurer la coordination administrative et logistique, organiser et planifier des événements sur place, en ligne ou sous forme hybride
* Coordonner les rendez-vous et contrôler les délais et la planification annuelle de la division, gérer les absences et les suppléances
* Exercer la fonction de super-utilisateur/trice Acta Nova (gestion des documents et des affaires) Fournir une aide ponctuelle en matière d'administration financière
* Coordonner les réponses données aux demandes internes et externes
* Assurer la coordination de projets




****Ce qui vous rend unique****




* Formation professionnelle supérieure ou formation commerciale de base, formation continue en tant qu'assistant/e de direction, de préférence avec brevet fédéral, et plusieurs années d'expérience professionnelle dans une fonction similaire
* Autonomie, fiabilité, esprit d'initiative, grande flexibilité, esprit d'équipe, sens de l'organisation et capacité à gérer un important volume de travail et à élaborer des solutions appropriées même dans les situations tendues
* Intégrité, loyauté et discrétion
* Intérêt pour la gestion des crises et de la sécurité
* Maîtrise du français, de l'allemand et de l'anglais et aisance rédactionnelle dans ces trois langues
* Solides connaissances des TIC (Acta Nova, suite MS Office) et affinité avec les outils de travail numériques
* Expérience dans le domaine de la gestion de projet




****En quelques mots****

En tant qu'assistant/e, vous apporterez un soutien au chef et à l'équipe de direction du KMZ pour toutes les questions administratives et organisationnelles.

****Ce que nous offrons****




* **Travailler pour la Suisse** Nous nous engageons pour le succès du modèle suisse et pour le bien-être de la population.
* **La diversité au quotidien** Nous veillons à l'égalité des chances, qui nous permet de déployer nos compétences et d'exprimer des points de vue différents.
* **Santé au travail** Nous assistons et conseillons nos collaboratrices et collaborateurs pour toutes les questions liées à la santé physique ou psychique.

[Tous les avantages](https://www.stelle.admin.ch/stelle/fr/home/bundesverwaltung/ihre-vorteile-auf-einen-blick.html)




Sur mandat du Conseil fédéral, le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) conçoit et coordonne la politique extérieure de la Suisse. Il s'emploie en outre à défendre les intérêts du pays et à promouvoir ses valeurs.

Le Secrétariat d'État (SEE) supervise le développement, la coordination et la planification de la politique extérieure et élabore les rapports destinés aux autorités politiques. Il dirige également le réseau extérieur de la Suisse. Il est responsable de la mise en œuvre de la Stratégie de politique extérieure de la Suisse. Parmi ses principaux dossiers figurent la coopération avec les Nations Unies (ONU), le développement des relations avec l'Union européenne (UE) ainsi que la politique de sécurité et de paix.

****Informations complémentaires****

Pour tout renseignement complémentaire, veuillez vous adresser à M. Serge Bavaud, ambassadeur, chef du KMZ, au 058 462 33 10.

Délai de postulation : 16 février 2025
Entrée en fonction : 1er juillet 2025 ou date à convenir

****Questions sur le poste****

**Serge Alexandre Bavaud**
+41 58 46 23310