Description

Rattaché·e au Bureau du Président du Groupe, vous assurez un soutien administratif, organisationnel et de coordination à un niveau VIP pour les activités corporate du Chairman. Vous collaborez étroitement avec son assistante personnelle et gérez des agendas complexes en coordination avec les assistantes des membres de la direction. Vous coordonnez les activités du Chairman avec les différents membres du Comité Exécutif ainsi qu’avec les entités et fondations du groupe. Vous organisez les Conseils d’Administration ainsi que toute la logistique associée (voyage, bon déroulement, etc). Vous rédigez et traitez des correspondances en français et en anglais, en garantissant une gestion rigoureuse et confidentielle des dossiers sensibles. Vous tenez à jour des bases de données, préparez des rapports de dépenses, supervisez les budgets liés aux activités du bureau et collaborez avec les autres assistantes pour assurer la fluidité des opérations quotidiennes. Vous êtes parfois amené·e à vous rendre sur les lieux des événements afin de garantir une organisation parfaite et irréprochable.

Vous disposez d’au minimum 8 ans d’expérience en tant que Corporate Executive Assistant, idéalement dans un environnement VIP exigeant tel qu’un family office, une fondation privée, une banque ou encore le siège d’une multinationale. Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, et vous excellez dans l’utilisation des outils bureautiques, notamment Outlook, Word et Excel. Vous faites preuve d'une grande flexibilité, que ce soit dans la gestion de vos tâches ou dans vos horaires, et vous savez gérer des priorités avec rigueur. Doté·e d’un sens aigu du détail, vous traitez les situations et informations confidentielles avec professionnalisme. Vous êtes capable de résoudre des imprévus avec aisance et savez établir des relations de confiance avec des interlocuteurs de haut niveau. Vous avez une excellente capacité à coordonner des événements stratégiques et à gérer des documents administratifs et financiers sensibles avec rigueur et la plus grande discrétion.