Description

Assistant de bureau / Assistante de bureau
- Poste en CDD à 100%

Lieu de travail :
- Bulle

En tant qu'assistant administratif principal, vous assumerez des responsabilités administratives et événementielles critiques, garantissant l'efficacité et la précision dans tous les aspects de votre travail. Ce rôle exige un professionnel soucieux du détail et doté d'excellentes compétences en matière d'organisation et de communication.

Principales responsabilités :

Soutenir l'organisation administrative et la coordination des congrès et événements nationaux et internationaux, en garantissant le respect des directives mondiales et locales.
Soutenir la création de relations publiques/de bons de commande, les processus financiers et le traitement des factures.
Superviser la logistique des événements, y compris les inscriptions aux congrès, l'organisation des stands, l'installation des symposiums.
Gérer les déplacements et l'hébergement (vols, hôtels, transferts), les suites d'accueil, les programmes sociaux et les certificats de présence.
Rédiger et gérer les contrats (parrainage, conférencier, conseil, confidentialité, etc.) et assurer une documentation appropriée.
Fournir un soutien administratif de haut niveau, y compris l'organisation et la coordination des réunions internes.
Agir en tant que point de contact pour les parties prenantes, en assurant une communication fluide et une gestion du flux de travail.
Gérer les approbations de documents, l'archivage et le suivi des tâches administratives.
Servir de remplaçant pour la coordination des événements pendant les périodes de pointe ou les absences du personnel.

Ce qui vous fera réussir :

Maîtrise de l'allemand et de l'anglais. Le français est un atout.
Maîtrise d'Excel et expérience des systèmes ERP ; SAP Ariba est hautement souhaitable.
Bonnes compétences informatiques : MS Office, SRM, Orbit, SourceClear.
Expérience avérée dans le traitement des factures, des relations publiques/bons de commande et des processus financiers.
Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion de projet, avec la capacité de hiérarchiser les tâches et de respecter les délais de manière autonome.
Fortes capacités de résolution de problèmes, rapide pour identifier et résoudre les problèmes efficacement.
Orientation client démontrée, avec une approche patiente et axée sur les solutions dans un environnement multiculturel.
Capacité à travailler selon les procédures de conformité mondiales et locales, en maintenant des normes de précision élevées.
Proactif, soucieux du détail et fiable, avec un esprit d'équipe dynamique et collaboratif.

https://www.randstad.ch/fr/emploi/senior-administrative-assistant_bulle_44659018/