Description

**INTRODUCTION**


Pour l'un de nos clients basé à **Genève**, nous proposons un poste de: 




**Coordinateur(trice)  Administratif(ve)**




Une mission temporaire de 2 mois avec forte probabilité d'internalisation:


**Taux d'activité à 60%**


**DESCRIPTION DE LA MISSION**


**Gestion administrative :**

* Superviser les tâches administratives et les services généraux en collaboration avec les différentes entités partenaires.

* Développer et actualiser les procédures internes afin d'assurer une organisation optimale (gestion des réservations et utilisation des espaces, protocoles liés aux aspects administratifs, financiers, logistiques et informatiques).

* Entretenir des relations efficaces et harmonieuses avec les services administratifs, financiers, informatiques et immobiliers des institutions partenaires.

* Veiller à l'application et au respect des processus internes en matière de ressources humaines, finance, logistique et IT.

* Assurer la bonne gestion des infrastructures et des équipements en coordination avec les services de maintenance et de gestion des installations.

* Favoriser une collaboration fluide avec les autres organisations présentes sur le site.




**Gestion financière :**

* Garantir une gestion rigoureuse des finances pour l'ensemble des programmes, en coordination avec les responsables des unités et la direction.

* Suivre l'élaboration et l'exécution du budget annuel, assurer l'analyse financière et réaliser les ajustements nécessaires en cours d'année.

* Superviser la gestion des contrats et des financements, en assurant le respect des engagements avec les partenaires et le suivi des audits.

* Contrôler la comptabilité, les paiements, la gestion des salaires ainsi que le suivi des frais de scolarité et des remboursements.

* Élaborer les budgets pour les nouveaux projets et veiller à la conformité des rapports financiers transmis aux bailleurs de fonds.




**Gestion des ressources humaines :**

* Assurer le suivi administratif du personnel en lien avec la direction et les services RH.

* Gérer les processus de recrutement, valider les aspects budgétaires et garantir la conformité des contrats.

* Organiser l'accueil et l'intégration des nouveaux collaborateurs, y compris la mise en place des outils et accès nécessaires.

* Maintenir à jour les systèmes de gestion RH et les organigrammes.

* Coordonner la communication interne relative aux mouvements du personnel.

* Veiller à l'archivage et à la bonne gestion des documents RH.


**PROFIL ATTENDU**


* Formation commerciale ou équivalente.

* Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce ou d'un diplôme jugé similaire.

* Expérience confirmée: Entre 4 et 6 ans d'expérience dans la gestion de projets, l'administration et les relations institutionnelles.

* Excellente maîtrise linguistique: Niveau C1 minimum en français et en anglais, à l'écrit comme à l'oral.

* Compétences techniques: Maîtrise avancée d'Excel et des outils Microsoft Office.

* Aptitudes professionnelles:  Fortes capacités de communication, autonomie, esprit d'équipe, rigueur et approche axée sur la recherche de solutions.

* Expérience sectorielle: Une expérience dans le domaine académique, la coopération internationale ou les ONG constitue un atout.

* Organisation d'événements et communication: Compétences en gestion d'événements et en utilisation d'outils comme MailChimp ou les réseaux sociaux.

* Aisance avec les chiffres: Capacité à suivre des indicateurs de performance et à gérer des budgets.